قاعدة (9): المؤتمر الجغرافي الدولي:

أ.     يتم عقد المؤتمرات الجغرافية الدولية كل أربعة سنوات تقريباً متى كان ذلك ممكنا.

ب.   توجه الدعوة إلى السكرتير العام من قبل الدول الأعضاء أو من قبل مجموعة من الدول الأعضاء لاستضافة المؤتمر ويتم قبول الدعوة من قبل الجمعية العمومية على أساس التصويت الحر لتحديد مكان الاجتماعين التاليين.

ج.    بعد قبول دعوة استضافة المؤتمر، فإن تنظيم وتمويل المؤتمر سيكون طبقاً للشروط الأخرى المنصوص عنها في المادة التاسعة من قوانين الاتحاد وتكون من مسئولية الدولة/ الدول المضيفة. تقدم اللجنة التنفيذية توصياتها حول المواضيع المخطط لها للمؤتمر. وتقع على عاتق الدولة/ الدول المضيفة للمؤتمر المسئوليات الآتية:

       ا- توفير الموافقة المناسبة لاستضافة فعاليات المؤتمر الدولي.

       2- توفير مرافق لاجتماعات اللجنة التنفيذية والسكرتارية العامة للاتحاد.

3- مراعاة الوقت المحدد والحيز لاجتماعات البعثات ومجموعات العمل التابعة للاتحاد.

4-  المقترحات المتعلقة بتنظيم المؤتمر يتم تقديمها إلى اللجنة التنفيذية مع التأكيد على أن مثل هذه المقترحات متطابقة مع قوانين ونظم الاتحاد. يتم عادة دعوة مندوب اللجنة التحضيرية للمؤتمر التالي لحضور اجتماع اللجنة التنفيذية حيث يتم خلاله دراسة تلك المقترحات، ويطلب من الدولة المضيفة تقديم الدعوة لعدد من أعضاء اللجنة التنفيذية لأغراض استشارية.

د.     على السكرتير العام إشعار الدول الأعضاء بمكان انعقاد المؤتمر الجغرافي التالي وعناوين القائمين بالتنظيم. يمكن الاتصال المباشر بين اللجان والهيئات التابعة للاتحاد أو الأفراد وبين اللجنة التحضيرية للمؤتمر التالي.

هـ.  لغة التداول الرسمية خلال المؤتمر الدولي للجغرافيين هي اللغتين الإنجليزية والفرنسية. يمكن استخدام لغة الدولة المضيفة للمؤتمر وذلك بموافقة اللجنة التنفيذية شريطة أن توفر الدولة مرافق ترجمة مناسبة لمجريات أحداث المؤتمر.

و.    يجوز للجنة التنفيذية قبول الدعوات لعقد مؤتمرات إقليمية أو الاجتماعات الدولية الأخرى التي تتسم بطبيعة خاصة أو ذات أغراض خاصة أو تلك المؤتمرات التي تتبناها بنفسها أو تنظمها.

ز.    تكون مؤتمرات الاتحاد الجغرافي الدولي أو المؤتمرات الإقليمية مفتوحة لجميع الوفود سواء أعضاء الاتحاد أو غيرهم.

ح.    يطلب من اللجنة التحضيرية للمؤتمر أو المجموعات إعداد تقرير عن نشاطها وتقديم مثل هذا التقرير إلى الجمعية العمومية، وبعد انتهاء المؤتمر أو الاجتماع، فإن على اللجنة التحضيرية تقديم تقريرها النهائي إلى اللجنة التنفيذية.